Libéma kiest voor slimme personeelsplanning met ORTEC

Libéma laat gasten de mooiste tijd beleven, door meer te bieden dan zij verwachten. Uitstekende service start met een strakke bedrijfsvoering en slimme personeelsplanning

Met die uitgangspunten deed het leisure concern grondig onderzoek naar een nieuw planningsysteem voor de ruim twintig Libéma-locaties met verschillende planmethodieken en cao’s. Libéma koos voor samenwerking met ORTEC, zodat zij voortaan met één krachtig systeem alle dienstroosters voor het personeel en de flexibele krachten van alle ondernemingen kunnen plannen.

Variërende planningsmethodieken, cao’s en locaties in één systeem
Een multidisciplinaire werkgroep van Libéma startte met het opstellen van een uitgebreid programma van eisen om een gedegen pakketselectie uit te voeren. Jacco Voets, ICT Manager bij Libéma vertelt: “Onze verschillende ondernemingen, attractieparken, vakantieparken, beurzen, evenementen en bioscoop vragen om verschillende aansturing en planningsmethodieken. Er zijn drie cao’s van toepassing en dat maakt het extra complex. Ook werken wij veel met flexibele krachten. Alle activiteiten wilden wij onderbrengen in één planningssysteem met online functionaliteiten voor medewerkers via een app.” Dankzij de rekenkracht en slimme algoritmen, is het systeem in staat om optimale roosters samen te stellen, rekening houdend met een veelheid aan factoren, regels en restricties. Jacco Voets licht toe: “Het personeelsplanningsysteem van ORTEC voldoet aan alle belangrijke criteria, en ondanks de vele mogelijkheden die het biedt, is het eenvoudig om mee te werken, voor iedereen.”

Safaripark Beekse Bergen en Brabanthallen bijten spits af
Met meer dan 20 locaties en drie aparte divisies, biedt Libéma diversiteit voor zowel gezinnen als de zakelijke markt, maar dat maakt de bedrijfsvoering ook divers en complex. Voets legt uit: “De planningsmethodiek verschilt per divisie. Vakantieparken en dagrecreatie plannen wij op basis van seizoenen, verwachte bezoekersaantallen en daarbovenop nog grote groepen. Evenementen hebben een project-gestuurde planning en daarbij maken wij meer gebruik van uitzendkrachten. Wij beginnen met de invoering van het systeem voor Safaripark Beekse Bergen en Brabanthallen, daarna volgt stapsgewijs de rest.”

Van urenregistratie naar strategische personeelsplanning
Het nieuwe systeem, ORTEC Workforce Scheduling, is volgens de werkgroep toegankelijk, gebruikersvriendelijk en overzichtelijk dankzij de duidelijke roosters, de online app en eenvoudige overzichten. Voets licht toe: “Voorheen beperkte het gebruik van het roostersysteem zich vooral tot de urenregistratie. Nu willen we meer bezig zijn met personeelsplanning, kwalificaties vastleggen, behoefte en bezettingseisen duidelijk maken. Een volgende stap is het inlenen en uitlenen van medewerkers tussen afdelingen en divisies, bijvoorbeeld tussen Beekse Bergen en Brabanthallen. Ook kan Libéma het planningssysteem strategisch gebruiken, doordat wij in de tweede fase de personeelsplanning kunnen afzetten tegen het budget.” De samenwerking met ORTEC en de invoering van het nieuwe systeem is in februari van start gegaan, begin juni is de pilot voor de recreatiebedrijven afgerond.