VoIP: geniaal en tegelijk eenvoudig alternatief

Verouderd en duur ISDN-netwerk wordt snel afgebouwd

Bedrijven en organisaties kiezen steeds vaker voor telefonie-oplossing in de cloud. Voor de MKB-ondernemers maakt Voice over Internet Protocol (VoIP) dan ook onderdeel uit van hun broodnodige digitale transformatie. Het zakelijk gebruik van de cloud biedt veel voordelen. Daarom neemt het aantal cloud-oplossingen voor bedrijfs-software al jaren sterk toe. De stabiliteit en veiligheid van Internet zijn hiervoor belangrijk geweest. Niet alleen software wordt als cloud-oplossing ingezet, ook hardware-oplossingen worden als service bij een externe partij afgenomen. Bellen via Internet is in deze trend een logische ontwikkeling, temeer daar het traditionele ISDN-netwerk binnenkort niet meer beschikbaar zal zijn.

Begin dit jaar heeft KPN aangekondigd te gaan stoppen met het leveren van telefonie over het traditionele ISDN-netwerk. De afgelopen 5 jaar is het gebruik van VoIP- telefonie als bewezen alternatief voor ISDN enorm toegenomen. Tegenwoordig zijn er zelfs meer VoIP-aansluitingen dan analoge en ISDN-telefonie aansluitingen. Door nu over te stappen is het zeker dat men klaar staat de toekomst. Vanwege de hoge kosten die ISDN-telefonie met zich meebrengen zal de overstap voor de meeste bedrijven direct een kostenbesparing opleveren.

Grote voordelen
In plaats van een kast met hardware en software die het telefoonverkeer regelt, beheert een VoIP-provider de telefooncentrale. Een Internet-verbinding en geschikte telefoons zijn ruim voldoende voor al het zakelijk belverkeer. Gebruikers bij- of afschakelen gebeurt softwarematig en niets is meer aan een bedrijfslocatie gebonden. Men kan op iedere werkplek bereikbaar zijn en op afstand met collega’s en relaties communiceren en samenwerken, net zoals op kantoor. Flexibiliteit, schaalbaarheid, betaling per user en extra functionaliteiten zijn de grote voordelen.

Enorme besparing
VoIP-telefonie en het gebruik van een on-line telefooncentrale is anders dan het werken met de aloude telefooncentrale. De kosten van VoIP worden met name bepaald door de toegepaste infrastructuur, het aantal telefoons of medewerkers. Zeker is dat er behoorlijke besparingen zijn te realiseren met bellen over Internet. De verschillen kunnen wel 40 tot zelfs 70 procent oplopen, afhankelijk van de afgenomen dienst en infrastructuur. Ook de gesprekken zelf zijn vaak goedkoper en onderling bellen is meestal gratis. Daarnaast zijn er interne kosten die niet meer voorkomen, zoals onderhoudscontracten, dubbele bekabeling, IDSN- en PSTN-verbindingen. De rapportages die uit de IP-centrales kunnen worden gehaald, geven bovendien meer inzicht in kostenstructuur en belgedrag.

Beperkte kosten overstap
De overstap naar IP-telefonie is relatief niet duur. Daardoor blijven de investeringen beperkt, naast de strategische voordelen. Niet alleen is er minder bekabeling nodig en zijn de apparatuur en software altijd actueel, de IP-techniek maakt ook een veel betere kwaliteit mogelijk. De telefoon is eenvoudig aan te sluiten op de computer. Een nummer kan aan een persoon of bedrijf worden gekoppeld, ook als die persoon of het bedrijf verhuist. Een mooie optie voor bedrijven met verschillende vestigingen, waar de medewerkers nog wel eens verplaatst worden. En een IP-centrale heeft de mogelijkheid om met verschillende IP-apparaten te communiceren.

Meer gemak en opties
In het gebruik biedt VoIP veel meer gemak en opties dan een traditionele centrale. De beperking ligt meer in de afgesproken of beschikbare bandbreedte dan in de techniek. Alle gewenste functies die men van de telefoon(centrale) zou mogen verwachten, zijn beschikbaar. Aangezien alle telefoons zijn aangesloten via het Internet, is het bovendien mogelijk om via datzelfde Internet met een andere telefoon het eigen telefoonnummer te bedienen dan wel functioneel aan te passen, zoals voicemail beluisteren, doorverbinden, tijdsschema’s toepassen, enzovoort.

Door verdere samenvoeging van verschillende diensten en functies kan men eenvoudig samen werken aan documenten gedurende een gesprek of een videoconference voeren. Koppeling van de IP-telefooncentrale aan een andere toepassing in de cloud, zoals een CRM-systeem biedt verregaande mogelijkheden voor zakelijk en strategisch voordeel. Direct bij een inkomend gesprek kan aan de hand van de koppeling van het nummer met het CRM-systeem alle beschikbare informatie die over deze beller bekend is op het beeld worden gepresenteerd.

Conclusie
Het kost relatief weinig moeite om via een professionele moderne centrale de overstap naar VoIP te maken. Zelfs organisaties die geen intensief telefoonverkeer hebben, zullen snel de voordelen van VoIP ervaren. Overweegt men de stap, informeer dan ook naar de extra mogelijkheden van VoIP, bijvoorbeeld in het geval van meerdere (internationale) vestigingen, mobiele medewerkers of thuiswerkers. Met VoIP-telefonie is het gebruik van moderne toepassingen, lagere kosten en een betere verstaanbaarheid dus werkelijkheid. Om gebruik te maken van VoIP-telefonie, is het van doorslaggevend belang een gereputeerde leverancier te kiezen.

Voordelen van IP-telefonie:
Software maakt het gemakkelijk te beheren
Het systeem is goedkoop aan te kopen en uit te breiden
Geen extra bekabeling nodig
Omdat data- en voicelijnen worden gedeeld, besparingen op uitgaande lijnen, ook tijdens het bellen naar het buitenland
Gratis bellen binnen eigen intern bedrijfsnetwerk, geen kosten voor interne telefoonlijnen
Koppeling tussen bijvoorbeeld websites, computers, smartphones
Eenvoudige implementatie en opvolging met bestaande bedrijfssoftware & tools
Koppeling met applicaties zoals Office 365, Google, SalesForce, Microsoft Dynamics
Mogelijkheden van audio en videoconferencing;
Geen dure tarieven, nationaal en internationaal
Nummerbehoud bij overschakeling naar VoIP