Clouddiensten hebben veel weg van de Belastingdienst. Leuker kan men het niet maken, wel makkelijker. Wat valt er immers allemaal niet weg aan zorgen, als opslag en continuïteit van belangrijke bedrijfsgegevens wordt uitbesteed. Geen zorg meer over (de kosten van) servers, onderhoud, vervanging en ontwikkelingen. Al die zorgen zijn af te kopen voor een vast bedrag per maand.
Clouddiensten zijn dan ook haast niet meer weg te denken uit een moderne bedrijfsvoering. Alle aandacht kan worden gericht op het primaire bedrijfsproces. Toch klopt die stelling niet helemaal. Clouddiensten hebben (ook) aandacht nodig, zowel voor de leverancier als voor de afnemer.
‘De scheiding’
Het lijkt tegenstrijdig, beginnen over een scheiding als je een contract sluit. Toch is het belangrijk om daar serieus aandacht aan te besteden. En een scheiding tijdens contractonderhandelingen regelen is (veel) minder ingewikkeld, dan tijdens de scheiding. En ICT dienstverlening heeft de neiging om zich te blijven ontwikkelen. Om concurrerend te blijven (als ICT dienstverlener en als afnemer) is dan wenselijk en soms noodzakelijk dat contracten kunnen worden gewijzigd of opgezegd.
Maar wat gebeurt er als een van de contractpartijen wil stoppen? Van belang is dat beide partijen weten wat er gaat gebeuren, op het moment dat een overeenkomst eindigt. Stelt dat essentiële informatie van een onderneming wordt gehost middels een cloud dienst, bijvoorbeeld de boekhouding, hoe zit dat dan als het contract is beëindigd?
- Blijven de gegevens beschikbaar en zo ja, hoe lang dan?
- En als de gegevens beschikbaar blijven, is dat dan op een voor de leverancier haalbare en voor de afnemer bruikbare wijze?
- En als de gegevens niet langer nodig zijn, worden deze gegevens dan vernietigd?
- Welke kosten (mogen) worden doorbelast?
Persoonsgegevens
Via veel clouddiensten worden persoonsgegevens verwerkt, misschien wel alle. Van belang is dat de gegevens veilig worden opgeslagen. De toegang tot de clouddienst en de gegevens dient beperkt te zijn (en blijven) tot de aangewezen personen. Maar hoe is dat dan geregeld? Dit zijn onderwerpen die voor persoonsgegevens aan de orde komen in een verwerkersovereenkomst.
Service
Bovendien hebben ook clouddiensten onderhoud nodig. En iedereen kan fouten maken, zowel de leverancier van een cloud dienst als de afnemer van de cloud dienst. Van belang is dan ook dat afspraken worden gemaakt over de kwaliteit van een dienst. Bijvoorbeeld de tijden waarop benodigd onderhoud wordt gepleegd, de (kosten van) service bij problemen, het maken en beschikbaar houden van backups. Dergelijke afspraken worden meestal vastgelegd in een service level agreement (SLA).
Faillissement
En hoe zit dat bij faillissement van de ICT leverancier? Is de toegang tot de clouddienst en de gegevens dan gewaarborgd? Dat kan je beter vooraf regelen, dan “uitvechten” met de curator. Een oplossing kan zijn dat de belangrijkste onderdelen van de dienst worden gesplitst van de overige bedrijfsonderdelen, om risico’s te spreiden. In essentie komt het dan meestal neer op de rechten van Intellectueel Eigendom die zijn verbonden aan de clouddienst. Maar ook de ‘hardware’, dus de servers waarop de clouddienst ’draait’.
Kortom, bij het contracteren over clouddiensten zijn er serieus te nemen issues die vragen om beantwoording. Hulp nodig bij ICT contracten? Maak vrijblijvend een afspraak. Mr. A. Heijink is advocaat & partner bij Heijink & Meure advocaten.
