“Veel bedrijven zijn bekend met Microsoft Office 365. Maar ze weten vaak niet dat het meer is dan bedrijfssoftware. Microsoft 365 biedt namelijk een ‘gereedschapskist’ om samenwerken zowel intern als extern efficiënter en veiliger te maken. Lagarde Groep wil bedrijven graag helpen om die meerwaarde van de Microsoft 365-omgeving te benutten”. Dat zegt Niels van Cappellen, accountmanager bij Lagarde Groep.
Automatiseringsdeskundigen van Lagarde Groep brengen de toepassingen van Microsoft 365 onder de aandacht van bedrijven omdat ze het “super gebruikersvriendelijk, maximaal toegankelijk, efficiënt en veilig” vinden. Teamleider Matthijs Hardeman: “Gebruikers zijn vrijwel altijd bekend met diensten als Word, Excel of PowerPoint, maar minder bekend met bijvoorbeeld SharePoint en OneDrive, cloud data opslag voor bedrijfsbrede of persoonlijk-zakelijke bestanden”. Ook device management is onderdeel van Microsoft 365, dat is een centrale beheertool voor alle apparaten zoals laptops, desktops en mobiele telefoons.”
‘Meerwaarde van Microsoft 365 omgeving benutten’
“Door middel van één licentie kan een bedrijf gebruik maken van alles wat Microsoft 365 te bieden heeft: software, data opslag, beveiliging en device management. We hebben het dus over één cloud totaaloplossing voor alle bedrijfsautomatisering”. Niels van Cappellen: “Aan dit centrale beheer zijn veel voordelen verbonden. Zo zijn de toepassingen altijd en overal bereikbaar, kan de gebruiker meeliften op innovaties en is ook de beveiliging steeds up-to-date”.
Centrale gegevensopslag
Gebruikers kunnen zélf bepalen wie ze toegang geven tot de documenten die centraal opgeslagen zijn. Zo kan een contactpersoon van een bedrijf toestemming krijgen om mee te kijken in documenten. Op die manier blijft hij op de hoogte van de voortgang van een project voor een klant. Centrale opslag maakt het ook mogelijk dat meerdere medewerkers tegelijk in een document werken. De accountmanager van een bedrijf werkt bijvoorbeeld aan een offerte terwijl tegelijkertijd een andere medewerker de begeleidende tekst schrijft. Hierdoor wordt meteen voorkomen dat er verschillende versies van een document rondgaan en medewerkers de verkeerde versie gaan gebruiken.
‘Alle data worden veilig centraal opgeslagen’
Gegevensbescherming
Bedrijven die lezen over de centrale opslag van gegevens zullen zich misschien achter de oren krabben en vragen stellen bij de veiligheid van hun vaak vertrouwelijke informatie. “Het tegendeel is echter waar, clouddiensten zijn vaak beter beveiligd dan lokale opslag”, zegt Niels van Cappellen, “Alle data worden opgeslagen in datacenters in West-Europa en zijn goed beveiligd. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is erop van toepassing”. Hij wijst ook op Multi Factor Authenticatie (MFA) ofwel dubbele beveiliging. Alleen het wachtwoord invoeren is niet voldoende om toegang te krijgen tot de bestanden. Er is een dubbelcheck nodig door middel van bijvoorbeeld een sms’je via de mobiele telefoon. Ook controle met vingerafdrukken of via gezichtsherkenning is sterk in opkomst.
Verandering
“Een directie kan besluiten om in de cloud te gaan werken. Voor medewerkers is dat een grote stap. We nemen ze heel serieus in die verandering”, zegt Matthijs Hardeman. De eerste stap die het team van Lagarde Groep zet is het in kaart brengen van de huidige werkwijze en opslagstructuur van een bedrijf. Bedrijfsprocessen worden nauwkeurig in kaart gebracht en er wordt een manier gezocht om Microsoft 365 daar optimaal op aan te laten sluiten.
Na de adviesfase wordt er een proefopstelling gemaakt. Geselecteerde medewerkers (key-users) testen de nieuwe omgeving. De uitkomsten worden benut voor een optimalisatieslag en vervolgens wordt bepaald hoe de implementatiefase er uit komt te zien. Tijdens de implementatiefase begeleiden medewerkers van Lagarde Groep gebruikers met behulp van handleidingen, instructievideo’s en trainingen op locatie. De begeleiding wordt nauwkeurig afgestemd op de wensen van de klant.
‘De begeleiding wordt nauwkeurig afgestemd op de wensen van de klant’
Als klant uw eigen klantteam: één aanspreekpunt
Als de implementatiefase is afgerond volgt de ondersteuning. Daartoe heeft Lagarde Groep een klantteam waar gebruikers met al hun vragen terecht kunnen. Matthijs Hardeman licht toe: “Het klantteam bestaat uit zo’n zes tot acht engineers die verantwoordelijk zijn voor een selectief aantal klanten. Die kennen ze goed en persoonlijk. Ze hebben op locatie, op de werkvloer van het bedrijf, kennis gemaakt met de nieuwe gebruikers. Dat maakt het contact gemakkelijk. Omdat alle disciplines in het klantteam bijeengebracht zijn, heeft de klant één aanspreekpunt voor alle vragen”. Vragen van gebruikers registreert het team in een ticketsysteem waar oplossingen en de reactietijd worden bijgehouden.
Het klantteam maakt gebruik van het samenwerkingsplatform dat Microsoft biedt om optimaal met de klant te kunnen communiceren. Deze applicatie is gericht op het beheren en delen van documenten en van communicatie door middel van chat, bellen en videoconferentie. “Haal meer uit je Microsoft 365-omgeving. Je haalt je bedrijfsdoelen sneller met het optimaal inzetten van je ICT-middelen”, besluit Niels van Cappellen.
Lagarde groep snapt het (bedrijfs-)belang van zorgeloos en efficiënt online samenwerken, telefonisch bereikbaar zijn, een betrouwbaar ICT-netwerk en goede beveiliging. Al deze processen beïnvloeden elkaar en maken gebruik van dezelfde technologie. Lagarde Groep als allround technisch dienstverlener neemt de volle verantwoordelijkheid voor de vlekkeloze werking van alle automatiserings- en beveiligingssystemen. De oplossingen van Lagarde Groep helpen sinds 1991 honderden organisaties hun doelen beter en sneller te bereiken.
