Veel bedrijven worstelen met hun automatisering. De softwarepakketten sluiten niet goed aan op de bedrijfspraktijk. Schouten Technologie biedt uitkomst. “Zie ons als bruggenbouwers tussen de organisatiekant van uw bedrijf en de softwarewereld”, zegt directeur-eigenaar Hans Schouten.
Bedrijven krijgen te maken met tal van problemen als de eigen organisatie en software niet goed op elkaar zijn afgestemd: het blijkt moeilijk om betrouwbare leverdata te plannen, kwaliteitsproblemen veroorzaken faalkosten en vertragingen in leveringen, interne communicatie verloopt moeizaam, er is onvoldoende kennis van de software applicaties om er optimaal gebruik van te maken. Dit alles met achterblijvende groei, ontevreden klanten en interne frustratie tot gevolg.
Bedrijfsdynamiek
“De software leverancier redeneert vanuit zijn applicatie en het bedrijf redeneert vanuit de bedrijfspraktijk. Dat is een deel van het probleem. Ook zien we regelmatig dat bedrijven verwachten dat hun problemen zijn opgelost met een nieuw softwarepakket. Meestal is dat niet zo. Gedrag van medewerkers of een ondoelmatige procesinrichting los je er niet mee op. Als er een ondoelmatig softwarepakket wordt aangekocht ontstaan al snel ‘olifantenpaadjes’. Medewerkers gaan in de praktijk het werkproces van de software omzeilen. Blijkbaar is er dus meer nodig. De uitdaging is om die twee werelden elkaar te laten begrijpen. Pas dan kunnen ze maximaal op elkaar aansluiten en elkaar versterken. Zo ontstaat een nieuwe krachtige bedrijfsdynamiek”, weet Hans Schouten.
‘De software moet maximaal proces- en bedrijfsvoering ondersteunend zijn.’
Bedrijfsanalyse
Schouten Technology begint met een grondige bedrijfsanalyse. Aan de organisatiekant onderscheidt het daartoe drie lagen: die van de software applicaties, die van de bedrijfsprocessen en die van de bedrijfscultuur of het gezamenlijke gedrag. In elk van die drie lagen kunnen problemen zijn die een dynamische bedrijfsvoering in de weg staan. Hans Schouten: “We gaan naast de ondernemer aan tafel zitten en inventariseren waar hij naartoe wil en waar de knelpunten zitten. Wat doet het bedrijf en waarom? Dat willen we begrijpen voordat we gaan helpen met de automatisering”.
Rollen
Hans Schouten haalt als voorbeeld het bakken van een cake aan: Er gaan ingrediënten in en er komt als het goed is een goudbruine cake uit. Maar kennen alle medewerkers het eindproduct in voldoende mate? Sluit de output van de ene afdeling goed aan bij wat de andere afdeling nodig heeft? Leiden alle productiestappen tot waardevermeerdering? Hans Schouten: “We denken daarbij in rollen met verantwoordelijkheden, bevoegdheden, competenties. In het MKB is dat vaak lastig. Daar wordt vooral in taken gedacht. Het risico bestaat dan dat het eindproduct, de mooie bruine cake, uit beeld verdwijnt”. Schouten Technology heeft businessconsultants in dienst die die organisatiekant goed kennen en in kaart kunnen brengen.
‘Zie ons als bruggenbouwers tussen de organisatiekant van uw bedrijf en de softwarewereld.’
Software
Als de business processen in kaart zijn gebracht, komen de technische mensen van Schouten Technology in beeld, dat zijn de mensen die de automatiseringswereld kennen en begrijpen. Ze proberen met hun adviezen over software zo dicht mogelijk bij de bedrijfsvoering aan te sluiten. Daarbij moet helder zijn welk softwaresysteem binnen een bedrijf leidend is, andere applicaties zijn dan ondergeschikt. Zo mogen data bijvoorbeeld maar op één plek ingevoerd, bestaan en veranderd worden. Als dat op drie plekken gebeurt, weet al gauw niemand meer welke versie leidend is. Natuurlijk kunnen er wel veel links naar deze data bestaan. Als data op meerdere plekken nodig zijn, dan moeten ze op verschillende plekken terug kunnen komen.
Bedrijfsgericht
Schouten Technology adviseert softwarepakketten te nemen die op een bedrijfsgerichte manier kunnen worden ingericht. Als bijvoorbeeld een bepaalde taak door werkvoorbereiding gedaan wordt bij een bedrijf in plaats van door engineering, dan kan het pakket daarop gebruiksvriendelijk worden aangepast. Hans Schouten: “Onze advisering is erop gericht de software aan te laten sluiten bij de organisatie. Wij werken ook met pakketten en systemen, maar vanuit de werkzaamheden van de klant zoeken we de beste software toepassingen”. De software moet maximaal proces- en bedrijfsvoering ondersteunend zijn. Pas dan wordt er met plezier gebruikt van gemaakt en wordt de aanschaf verzilverd.
Trends
Hans Schouten signaleert in de machinebouw een trend naar diversiteit. Het aantal eindproducten wordt steeds groter maar moet wel betaalbaar blijven. Een modulaire opbouw van de software is in dat geval wenselijk. Dat vraagt wel om een heel andere inrichting van het softwarepakket dan voor het bedrijf dat projectmatig werkt, geeft hij aan.
Een tweede trend die Hans Schouten signaleert is die van de ketenintegratie in de industrie 4.0. De automatisering reikt dan over de grenzen van het eigen bedrijf heen. “Dat gaat over de digitale backbone van wat er tussen bedrijf, leverancier en klanten speelt”, constateert hij, “Maar software voor ketenintegratie is pas nuttig als een bedrijf de interne organisatie op orde heeft”.
‘Software kan wel degelijk helpen om een groei stap te maken, maar die stap mag niet te groot zijn.’
Bedrijfscultuur
Is de bedrijfscultuur klaar voor moderne uitdagingen en de aanpassingen die dat vergt in de automatisering? Dat is een belangrijke vraag, want als de bedrijfscultuur achter blijft bij de nieuwe automatiseringstools ontstaat frictie. Hans Schouten: “Daarom hebben we een aanpak ontwikkeld om te beoordelen in welke groeifase een bedrijf zich bevindt en welke automatisering daar goed bij past. Het heeft pas zin om een platform met klantinformatie in te richten als een bedrijf open staat voor innovatie. Software kan wel degelijk helpen om een groeistap te maken, maar die stap mag niet te groot zijn”.
