Gesmeerde bedrijfssystemen voor het beste rendement
Schouten Technology gaat niet op de stoel van de ondernemer zitten, maar handelt wel vanuit het belang van de klant. Wat is wenselijk en wat is haalbaar zijn de kernvragen bij het optimaliseren van zijn bedrijfsprocessen. Het creëren van inzicht vanuit data helpt daarbij. ’Data is het nieuwe goud voor de economie.’
Kort en simpel gezegd zou je Veenendaler Hans Schouten een ’bedrijvendokter’ kunnen noemen. Met slimme ICT-consultancy stroomlijnt zijn team de productieketens en datasystemen bij grotere MKB-bedrijven.
’In welke mate kunnen organisaties veranderingen aan?’
Efficiëntere oplossingen leiden tot foutenreductie en verbeterde resultaten. Resultaten die overeenkomen met de doelstellingen van de opdrachtgever.
Techniek, ICT en bedrijfskunde zijn Schouten met de paplepel ingegoten. Hij weet hoe het achter de schermen bij de maakindustrie aan toegaat. ’Ik heb eerst werktuigbouwkunde gestudeerd. Vervolgens de stap gezet naar machinebouw, waar ik machineapplicaties heb ontwikkeld. Als zelfstandig projectmanager ging ik later productontwikkeling verzorgen bij grotere MKB-bedrijven.’
Daar liep hij tegen een probleem aan, waaruit Schouten Technology ontstond. ’Eén van de afdelingen bij die opdrachtgever groeide behoorlijk snel. Ze gebruikten een gedifferentieerd datamanagementsysteem waar geen goede controle en overzicht over bestond. Ik heb toen voor hen de ideale tool gevonden en geïmplementeerd.’
Ondernemer begrijpen
Vanaf dat moment liep het storm. Andere klanten bleken te kampen met hetzelfde euvel en benaderden hem voor hulp. In 2015 richtte hij Schouten Technology op, dat in drie jaar tijd uitgroeide tot een team van vijf medewerkers. Een uitgebalanceerde mix van operationele, bedrijfskundige en ICT-specialisten.
’Eerst en vooral willen we de ondernemer begrijpen. Benoem je missie en strategie. Waar hoop je op met je ERP- of DMS-systeem en op basis waarvan? Hoe wil je dat je processen lopen? Om die behoeftevragen draait het bij logistieke en financiële planning. Als onafhankelijke partij helpen wij bij de selectie van de vele ERP- en DMS-oplossingen die er bestaan. Zie ons als een intermediair tussen de klant en de leveranciers. Vanuit het bedrijfsproces bekijken we de organisatie. De softwarekeuze moet immers aansluiten bij die processen.’
Bedrijfscultuur
Lean manufacturing haalt alle verstoringen en verspillingen uit de productieketen. Doel hiervan is om verspilling en vertraging tegen te gaan, met het oog op een gewenste output tegen zo laag mogelijke operationele kosten. Schouten Technology neemt lean als uitgangspunt.
’We nemen lean als uitgangspunt’
Schouten Technology adviseert in het keuzeproces en zorgt voor customizing van het ideale pakket. Meestal gaat het om maatwerk, met klantspecifieke toepassingen. Drie essentiële stappen worden genomen in de begeleiding: procesanalyse met selectie van de gewenste tools, implementatie en optimalisatie.
’Een goed werkend systeem is één ding. Het moet echter wel passen in de bedrijfscultuur. Voor die borging is het belangrijk om de toepasbaarheid duidelijk te definiëren. Oftewel, wat heb je er eigenlijk aan? De vraag is hierbij in welke mate organisaties veranderingen aankunnen. Wat is het tempo? Dat noem je veranderflexibiliteit.’
Trainingen
Schouten Technology traint mensen op de werkvloer en binnen het management. ’De softwareleveranciers verzorgen de basistraining, terwijl wij uitleggen wat, hoe en waarom zaken veranderen. Dat gebeurt op het snijvlak van softwaretrainingen en businessprocessen. Bij de implementatie van ERP en DMS worden key users aangesteld: zeg maar de sleutelfiguren binnen de organisatie. Zij brengen intern veranderingen teweeg, een ieder op zijn eigen afdeling.’
Een groeiende organisatie zal zich moeten bezinnen op de taakverdeling van de diverse functies. Zonder duidelijkheid over rolverdeling en verantwoordelijkheid ontstaat er uiteindelijk chaos. ’Daarom is het zaak om te komen tot de juiste roldefinities. Welke rol neemt welke stappen? Daarbij vragen we ook aan de afdelingen – bijvoorbeeld sales en engineering – wat ze nodig hebben in hun functie. Ook de samenwerking met leveranciers en klanten wordt steeds belangrijker. Ketenintegratie koppelt informatiestromen van verschillende bedrijven aan elkaar. Dat wordt steeds belangrijker in de toekomst.’
Business Intelligence
Hier komt o zo belangrijke kennisdeling om de hoek kijken. ’Data is het nieuwe goud voor de economie. Business Intelligence is het halen van bruikbare informatie uit data. Bedrijfssoftware creëert en verwerkt continu veel data. Belangrijk is dat we data kunnen omzetten naar informatie en daarmee inzicht creëren. Bij de procesanalyse voeren wij een data-analyse uit. De organisatie moet bepalen welke data naar welke schakels binnen de keten gaat. Wil het management bijvoorbeeld continu álles weten of alleen de tegenvallers? Het gevaar bestaat dat je in het eerste geval door de bomen het bos niet meer ziet. Voorkom information overload. We kunnen ’alarmbellen’ inbouwen in de bedrijfsprocessen.’
’Welke rol neemt welke stappen?’
Na de implementatie volgt de optimalisatie. ’Het rendement wordt gemeten, evenals de tevredenheid van de werknemers en het management. Het kan zijn dat de nieuwe tools toch schuren met de bedrijfscultuur. Eventuele knelpunten stellen we vast en verbeteren wij. Dan kom je feitelijk weer uit bij het begin van het traject: de procesanalyse. Bij process mining brengen wij in kaart hoe het proces daadwerkelijk verloopt. De top kan daarover een ander beeld hebben dan de werkvloer. Dan zie je meteen of tussen beide bedrijfslagen een kloof gaapt.’
