De ZakenMarkt De ZakenMarkt

Verplicht e-factureren aan de overheid vanaf 18 april 2019

2 minuten

Laatste weken voor deadline nog veel vragen

Vanaf 18 april 2019 zijn ondernemers – van klein MKB tot multinationals – verplicht om e-facturen te sturen aan de overheid, mits de aanbestedende diensten hierom vragen. De intrede van deze nieuwe regel is al maanden bekend, maar zorgt met name in de laatste weken voor de deadline nog voor opvallend veel vragen. Dat ziet ook conversiepartij go2UBL, die 18.000 gebruikers ondersteunt door ‘gewone’ facturen om te zetten naar e-facturen, ook wel UBL of XML.

Verrast door de eenvoud

Rob Tolstra, CEO van go2UBL ziet met name dat de ondernemers van het klein tot midden MKB zenuwachtig beginnen te worden: “Met deze nieuwe regel moet ook de bakker op de hoek, die al jaren brood levert aan de overheid, ineens een e-factuur kunnen versturen. Het zijn juist deze ondernemers, van klein en midden MKB, die de kennis over zo’n specifiek onderwerp niet in huis hebben. Zij richten zich nu, opvallend last minute, tot specialisten. De afgelopen weken hebben wij tientallen verzoeken binnengekregen van ondernemers die een factuur wilden omzetten naar XML omdat hun software hiertoe niet in staat is, of omdat zij hun facturen maken in Excel of Word. Keer op keer worden zij verrast door de eenvoud ervan.”

Onbekend maakt onbemind

Veel ondernemers werken doorgaans (nog) niet met e-facturen. “Dat kan verschillende redenen hebben”, aldus Tolstra. “Zo hebben veel mensen er simpelweg te weinig verstand van. En onbekend maakt onbemind, ook in dit geval. Hoewel het hen qua tijd en geld op de lange termijn zeer waarschijnlijk veel kan opleveren om op deze ‘nieuwe’ manier van factureren in te zetten, zien zij op de korte termijn een grote drempel door de tijdsinvestering die nodig is om alles uit te zoeken. Dat is tijd die een ondernemer, zeker in klein en midden MKB, niet zomaar heeft. Als ze dan bij ons komen met de vraag of wij een ‘gewone’ factuur – in welke vorm dan ook – om kunnen zetten naar een e-factuur, zijn zij verrast dat dit 1) al binnen enkele minuten is geregeld en 2) dat zij voor € 0,35 per factuur al uit de zorgen zijn.”

Aanstaande donderdag 11 mei is go2UBL aanwezig op het factuurcongres: “De opkomst zal zeer groot zijn, juist vanwege de actualiteit van het onderwerp met de deadline om de hoek. Wij verwachten dan ook bijzonder veel vragen. Geruststellend is dat wij de bezoekers in elk geval gerust kunnen stellen. Een e-factuur kan men al binnen enkele minuten ontvangen, dus er is geen nood aan de man.”

100% e-facturen

Diverse ondernemers zijn in aanloop naar 18 april aangesloten bij speciaal ontwikkelde e-factuurplatformen. De gebruikers van deze platformen kunnen e-facturen versturen en ontvangen, maar enkel naar de partijen die óók zijn aangesloten. Om alle voordelen van e-facturatie te kunnen benutten, kun je als ondernemer gebruikmaken van een conversiepartij. Daarmee ben je onafhankelijk van de verzender terwijl je als ontvanger verzekerd bent van 100% e-facturen.